Datenschutz – Voicebot und Chatbot

Die WIEDERAUFBAU setzt im Rahmen der Mieterkommunikation ein KI-gestütztes Telefon- und Chat-
Bot-System ein. Dieses System dient der strukturierten Entgegennahme und Weiterleitung von
Anfragen, ohne dabei rechtsverbindliche Entscheidungen zu treffen. Es handelt sich um ein KI-System
der Kategorie „begrenztes Risiko“ („Limited Risk“) gemäß Art. 50 KI-VO (AI Act), das direkt mit
natürlichen Personen interagiert. Zu Beginn jeder Session weist der Chat- oder Telefon-Bot
ausdrücklich darauf hin, dass es sich um ein KI-basiertes System handelt. Eine Eskalation an
menschliche Mitarbeitende ist möglich: Telefonisch durch Weiterleitung an einen verfügbaren
Mitarbeiter oder im Chat durch die Möglichkeit, eine E-Mail zu schreiben. Sämtliche Mitarbeitende
der WIEDERAUFBAU werden regelmäßig gemäß Art. 4 KI-VO zu verantwortungsvollem KI-Einsatz
geschult.

Hosting und Datenverarbeitung
Die grundsätzliche Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Telefon- und Chatbots
erfolgt DSGVO-konform innerhalb der Europäischen Union.

Das Hosting der KI-Plattform erfolgt ausschließlich in der Open Telekom Cloud (Magdeburg,
Deutschland), betrieben durch Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn.
Die transkribierten Gespräche werden unmittelbar nach der Aufzeichnung in der Open Telekom
Cloud abgelegt und dort DSGVO-konform verarbeitet und archiviert. Die Löschfristen wurden auf
eine Aufbewahrungsdauer von sechs Monaten für Beweis- und Qualitätssicherungszwecke
festgelegt. Danach erfolgt die automatische Löschung.

Für Sprachverarbeitung werden Dienste der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft
Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland, genutzt. Diese
Dienste werden ausschließlich in der Azure-Region „Sweden Central“ (Stockholm, Schweden)
betrieben und unterliegen vollständig der EU Data Boundary.

Verwendete Komponenten:

• Azure AI Services – GPT-4o (Large Language Model) zur semantischen Einordnung von
  Anliegen,
• Azure AI Speech (Speech-to-Text) für Transkriptionen,
• Azure AI Speech (Text-to-Speech) zur Sprachausgabe.

Eine Weiterentwicklung des zugrunde liegenden KI-Modells mit den von ihnen, im Rahmen der Bot-
Kommunikation, zur Verfügung gestellten Daten findet nicht statt. Microsoft speichert Daten
ausschließlich im Rahmen einer 30-tägigen „Missbrauchskontrolle“ („Abuse Monitoring“), es findet
somit keine dauerhafte Speicherungen oder Lerneffekte des KI-Modells statt.

Die Speicherung von Audioaufzeichnungen erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich durch den
Verantwortlichen angeordnet wurde. Die WIEDERAUFBAU hat eine grundsätzliche Speicherung von
Audioaufzeichnungen abgelehnt.